Słownik

PKPiR (Podatkowa księga przychodów i rozchodów)

PKPiR — uproszczona ewidencja podatkowa dla małych firm na PIT, prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej do limitu 2 mln EUR.

Ostatnia weryfikacja: 13 maja 2026

Treść ma charakter informacyjny, nie stanowi doradztwa podatkowego ani prawnego. Stawki, terminy i obowiązki zmieniają się — zawsze weryfikuj w źródle lub skonsultuj z doradcą podatkowym.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) to uproszczona forma ewidencji podatkowej dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i rozliczających się **na zasadach ogólnych** lub **podatkiem liniowym**. Wykorzystywana przez małe firmy do limitu **2 000 000 EUR** przychodów netto ze sprzedaży w poprzednim roku. Forma — papier lub elektroniczna, struktura wynika z **rozporządzenia Ministra Finansów** o sposobie prowadzenia PKPiR.

Zmiany w PKPiR, limicie 2 mln EUR i ewidencjach —otwórz tracker

Definicja

Podatkowa księga przychodów i rozchodów to uproszczona forma ewidencji księgowej dla potrzeb rozliczeń PIT, dostępna dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, których przychody nie przekroczyły 2 000 000 EUR w poprzednim roku. PKPiR ewidencjonuje wszystkie zdarzenia gospodarcze wpływające na dochód: przychody ze sprzedaży, zakupy towarów, koszty wynagrodzeń, pozostałe wydatki. W przeciwieństwie do pełnych ksiąg rachunkowych, nie obejmuje bilansu, rachunku zysków i strat ani rachunku przepływów pieniężnych.

Kto prowadzi PKPiR

Uprawnione/zobowiązane podmioty:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą na zasadach ogólnych (skala 12% / 32%),
Osoby fizyczne na podatku liniowym 19%,
Wspólnicy spółek cywilnych osób fizycznych,
Wspólnicy spółek jawnych osób fizycznych (do limitu 2 mln EUR),
Spółki partnerskie, gdy wszyscy wspólnicy są osobami fizycznymi (do limitu).

Nie prowadzą PKPiR podatnicy na ryczałcie (mają uproszczoną ewidencję przychodów), ani spółki kapitałowe (zawsze pełne księgi).

Co zawiera PKPiR

Standardowa struktura kolumn PKPiR:

Kol. 1 — liczba porządkowa,
Kol. 2 — data zdarzenia gospodarczego,
Kol. 3 — numer dowodu księgowego (faktura, rachunek),
Kol. 4–5 — kontrahent (nazwa, adres),
Kol. 6 — opis zdarzenia gospodarczego,
Kol. 7 — przychód ze sprzedaży towarów i usług,
Kol. 8 — pozostałe przychody (m.in. odsetki),
Kol. 9 — razem przychód,
Kol. 10 — zakup towarów handlowych i materiałów,
Kol. 11 — koszty uboczne zakupu,
Kol. 12 — wynagrodzenia w gotówce i naturze,
Kol. 13 — pozostałe wydatki,
Kol. 14 — razem wydatki (10+11+12+13),
Kol. 15 — koszty badań i rozwoju (B+R),
Kol. 16 — uwagi.

Na koniec roku — spis z natury (inwentaryzacja zapasów) i podsumowanie.

PKPiR a księgi rachunkowe

Porównanie obowiązków:

PKPiR — ewidencja wpływów i wydatków; brak bilansu, rachunku zysków i strat, rachunku przepływów,
Pełne księgi rachunkowe — wymagane od 2 000 000 EUR przychodu (zgodnie z art. 2 ustawy o rachunkowości); pełna sprawozdawczość finansowa, bilans, RZiS, RPP,
Przekroczenie limitu — obowiązek przejścia na pełne księgi od kolejnego roku obrotowego,
Możliwość dobrowolnego wyboru pełnych ksiąg — niezależnie od limitu,
Forma PKPiR — papier lub elektroniczna; wzór ustalony w rozporządzeniu MF.

Wzór PKPiR i struktura kolumn zmieniają się co kilka lat

Plan dla biur rachunkowych alarmuje, kiedy projekt nowelizuje rozporządzenie o PKPiR, limity ewidencji albo strukturę JPK. 3 dni za darmo.

Wypróbuj plan dla biur rachunkowych

Forma — papier vs elektronicznie

PKPiR można prowadzić w formie papierowej (drukowany skoroszyt z kolumnami) lub elektronicznej. Najczęstszy wybór — system księgowy / aplikacja online, która generuje PKPiR zgodną z wzorem. Wymóg dla formy elektronicznej — możliwość wydrukowania księgi w każdej chwili w postaci zgodnej ze wzorem oraz zabezpieczenie przed nieuprawnioną zmianą wpisów. Ewidencja musi być bieżąca — wpisy w ciągu bieżącego dnia lub do końca dnia następnego.

Powiązane pojęcia

Pojęcia, z którymi PKPiR współwystępuje:

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych — alternatywna forma PIT, w której PKPiR nie jest prowadzona,
Estoński CIT — wymaga pełnych ksiąg rachunkowych,
Faktura ustrukturyzowana — dane z KSeF zasilają PKPiR,
JPK — JPK_KR (księgi rachunkowe) i JPK_PKPiR (PKPiR) to różne struktury raportowe,
Kasy fiskalne online — paragony z kasy są dowodami księgowymi do PKPiR,
Biura rachunkowe — branża prowadząca PKPiR w imieniu klientów.

Najczęstsze pytania

Co to jest PKPiR?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów — uproszczona forma ewidencji księgowej dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą na zasadach ogólnych lub podatku liniowym. Limit przychodów: 2 000 000 EUR w poprzednim roku. Struktura wynika z rozporządzenia Ministra Finansów.

Kto musi prowadzić PKPiR?

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą na zasadach ogólnych (skala 12%/32%) lub na podatku liniowym 19%, wspólnicy spółek cywilnych i jawnych osób fizycznych (do limitu 2 mln EUR), spółki partnerskie z wyłącznie osobami fizycznymi jako wspólnikami. Nie dotyczy podatników na [ryczałcie](/slownik/ryczalt-od-przychodow) ani spółek kapitałowych.

Jaki jest limit do prowadzenia PKPiR?

**2 000 000 EUR** przychodów netto ze sprzedaży w poprzednim roku podatkowym (po przeliczeniu na PLN po średnim kursie NBP na 1. dzień roboczy października poprzedniego roku). Po przekroczeniu limitu obowiązek przejścia na **pełne księgi rachunkowe** od kolejnego roku obrotowego.

Czym PKPiR różni się od ksiąg rachunkowych?

PKPiR ewidencjonuje przychody i wydatki — bez bilansu, rachunku zysków i strat, rachunku przepływów pieniężnych. Pełne księgi rachunkowe — pełna sprawozdawczość finansowa zgodnie z ustawą o rachunkowości. PKPiR jest dostępna do limitu 2 mln EUR; powyżej — pełne księgi obowiązkowo (spółki kapitałowe zawsze pełne księgi).

Czy PKPiR można prowadzić w Excelu?

Co do zasady tak — formuła „w formie elektronicznej” obejmuje arkusze kalkulacyjne, pod warunkiem zachowania wzoru z rozporządzenia, zabezpieczenia przed niewłaściwą zmianą wpisów i możliwości wydruku w postaci zgodnej ze wzorem. W praktyce księgowe biura rachunkowe używają dedykowanych systemów, które dodatkowo automatycznie integrują się z JPK i KSeF.

Czy ryczałt wymaga PKPiR?

Nie. Podatnicy na [ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych](/slownik/ryczalt-od-przychodow) prowadzą **uproszczoną ewidencję przychodów** (bez kosztów — bo ryczałt liczy się od przychodu). Ta ewidencja ma mniejszą strukturę niż PKPiR — głównie data, numer dowodu, kontrahent, kwota przychodu. Wzór określa odrębne rozporządzenie.